E-facturen snel en eenvoudig verwerken? Dat doe je via Peppol.
In een tijd van toenemende digitalisering verdwijnen de papieren facturen langzaam maar zeker van het toneel. Facturen in pdf-formaat zijn intussen helemaal ingeburgerd. Maar niet voor lang. Door het hoge foutpercentage bij ingelezen pdf-facturen, zijn ook zij namelijk stilaan aan vervanging toe. UBL en Peppol bieden de oplossing en openen de deur naar volledig digitale facturatie. We spreken over e-invoicing of e-facturatie. In dit blogartikel licht Dfisc toe hoe de verwerking van e-facturen er binnenkort uitziet.
Wat is UBL?
UBL staat voor Universal Business Language. Bij UBL-facturen – de zogenoemde e-facturen – staan alle gegevens op een vaste plaats en komen ze dus gestructureerd binnen. De standaardtaal voor elektronische facturen maakt ze automatisch leesbaar. Een factuur in pdf-formaat is dus geen e-factuur. Bij een pdf-factuur komt een OCR-toepassing aan bod die het document scant. Dat verloopt lang niet altijd vlekkeloos, waardoor een hoog foutpercentage ontstaat. Ook vergt een pdf-bestand nog steeds manuele handelingen en controles, terwijl boekhoudsystemen een UBL-factuur volledig automatisch en vrijwel foutloos inlezen. Het spreekt voor zich dat het fiscaal en economisch interpreteren van de ingelezen gegevens waardevol mensenwerk blijft, waarvoor grondige expertise nodig is.
Vandaag al verstuurt Dfisc zijn facturen in UBL-formaat. Voor het comfort van onze klanten voegen we wel nog altijd een pdf-bestand toe. Om de digitale facturatie volledig veilig te laten verlopen, ontwikkelde de Europese Unie het Peppol-netwerk.
Wat is Peppol?
Peppol is de autosnelweg van UBL-facturen. Zo bereiken e-facturen zo snel en efficiënt mogelijk hun eindbestemming: de boekhouding.
Het is ondertussen goedgekeurd door het Belgisch parlement om vanaf 2026 iedereen te verplichten om facturen elektronisch te versturen en te ontvangen. In de toekomst kan je dus als bedrijf alleen nog e-facturen versturen. Maar ook voor je aankoopfacturen levert de elektronische weg tal van voordelen op.
Hoe werkt Peppol?
Om gebruik te maken van Peppol, moet je je bedrijf registreren bij een acces point. Ofwel: een oprit naar de UBL-snelweg.
Na de registratie wissel je e-facturen uit via het beveiligde Peppol-netwerk.
Het universele UBL-formaat zorgt ervoor dat systemen de ontvangen elektronische facturen quasi foutloos inlezen en (semi-)automatisch verwerken.
Hoe krijg ik toegang tot het Peppol-netwerk?
Als ondernemer krijg je zelf geen directe toegang tot het Peppol-netwerk. Dat verloopt altijd via een access point.
Bekende facturatie- en boekhoudpakketten, zoals Teamleader, bieden access points via serviceproviders. Maar zoals het een kwalitatieve en professionele facturatieoplossing betaamt, voorziet ook Dfisc Facturatie gemakkelijk toegang tot het Peppol-netwerk.
Voordelen van Peppol
Elektronische facturen verzenden en ontvangen via Peppol heeft een positieve invloed op je bedrijf.
- Professioneel imago
- Eenvoudige elektronische factuuruitwisseling met overheden (verplicht)
- Geen ingrijpende verandering in de dagelijkse werking van de boekhouding
- Automatisch inlezen, inboeken en betalen (na goedkeuring)
- Tijdwinst
- Veilige uitwisseling van facturen
- Minimale kans op menselijke fouten
- Productievere workflow
- Snellere betaling
- Automatische update van de boekhouding voor accurate informatie
- Grotere klanttevredenheid
Dfisc begeleidt je bij de Peppol-registratie van je bedrijf
Om alles in goede banen te leiden, begeleidt Dfisc je graag op je route naar de UBL-snelweg. Wat betekent het UBL- en Peppol-verhaal concreet voor jou? Je leest het in onze blogberichten over elektronisch factureren en e-facturen ontvangen.
Maak een online afspraak, mail naar office@dfisc.be of bel ons op 050 39 25 23. We kijken ernaar uit je te ontmoeten.