E-facturen ontvangen? Peppol maakt het je gemakkelijk.
Op 2 februari 2024 heeft het Belgische parlement “de e-facturatie wet” goedgekeurd wat ondernemingen verplicht om hun B2B-facturen elektronisch te versturen. In dit blogbericht maakt Dfisc je warm om ook je aankoopfacturen elektronisch te ontvangen.
Als je weet dat je als bedrijf in een B2B-context ten laatste vanaf 2026 e-facturen moet versturen, dan is het een kleine stap om dat ook voor de inkomende facturen te doen. In se brengt het immers geen grote verandering teweeg in de dagelijkse werking van de boekhouding.
Voordelen van Peppol
Om je te enthousiasmeren, belichten we eerst de voordelen van e-facturatie, zeker in combinatie met Peppol.
Met UBL en Peppol optimaliseer je de boekhoudkundige processen in je bedrijf
Als je e-facturen ontvangt via Peppol, ben je er zeker van dat ze veilig en automatisch in je boekhouding belanden. Je hoeft ze dus zelf niet meer op platformen of in je mailbox op te sporen. Ondergesneeuwde – en dus vergeten – facturen behoren definitief tot het verleden. Dat betekent een enorme tijdwinst. Tijd die vrijkomt voor andere taken.
UBL-formaat minimaliseert het foutpercentage van ingelezen facturen
Kwalitatieve boekhoudpakketten lezen UBL-facturen snel en quasi foutloos in. Want in een UBL-factuur staan alle gegevens op een vaste plaats, waardoor ze automatisch leesbaar zijn. Zonder menselijke tussenkomst. Natuurlijk blijft het de taak van Dfisc om facturen vanuit fiscaal en economisch oogpunt te interpreteren.
In de aanloop naar Peppol, sturen leveranciers voor het comfort van hun klanten vaak nog een pdf-versie van de factuur mee. Ook Dfisc voegt in zijn mails naast de uitgaande e-factuur altijd een pdf-versie toe. Wat echter minder vaak gebeurt, is dat de bewuste e-factuur in UBL-formaat effectief in de boekhouding terechtkomt. Onder het motto “onbekend is onbemind” geniet het pdf-bestand bij klanten tot nu toe nog altijd de voorkeur.
Let wel: Bij een pdf-bestand is er nog altijd menselijke tussenkomst nodig om de factuur te verwerken. Een factuur in pdf-formaat is dus geen e-factuur.
Tip: Stuurt een leverancier je een UBL-factuur met een extra pdf-versie? Upload dan de UBL-factuur en laat de pdf-versie voor wat ze is. Zo zet jij de eerste stap naar een vlottere workflow wat betreft aankoopfacturen. Ontving je alleen een UBL-factuur? Geen nood. Als je de e-factuur in Dfisc Daily uploadt, verschijnt ze op je scherm. Wil je toch een pdf-versie bewaren? Dan kan je ze gemakkelijk downloaden.
Tijdens de overgang is alertheid aangeraden
In het begin bestaat natuurlijk het risico van dubbele facturen. Het scenario dat een automatisch ingelezen e-factuur in de boekhouding nadien gezelschap krijgt van dezelfde factuur in pdf-formaat is vrij realistisch. Maar ook daarop biedt ons boekhoudpakket een antwoord. Detecteert Dfisc Daily een vermoedelijk dubbel ontvangen e-factuur? Dan genereert de tool een melding en verschijnen beide exemplaren op je beeldscherm. Het is dan aan jou om na verificatie de pdf-versie van de tweemaal ingelezen factuur manueel te wissen.
Dfisc neemt een pioniersrol op zich
Dfisc neemt graag het voortouw en koestert de ambitie om al zijn klanten via Dfisc Daily tegen het najaar van 2022 ook voor de aankoopfacturen aan te sluiten op het Peppol-netwerk. Net zoals aan de verkoopzijde, gebeurt dat voor aankoopfacturen via een access point. Elke klant krijgt daarover te gepasten tijde de nodige informatie.
Langzaam maar zeker
Dfisc streeft er altijd naar om zijn klanten te ontzorgen. Ook in de omschakeling naar Peppol nemen we nu al enkele zorgen weg. We kwamen namelijk overeen dat alle ontvangen e-facturen van SD Worx, de Nationale Bank, Xerius en Dfisc rechtstreeks in Dfisc Daily terechtkomen. Die UBL-facturen hoef je alvast niet meer te uploaden.
Ook al belanden facturen via Peppol automatisch in Dfisc Daily, als klant blijf jij de baas. In je portaal beslis je namelijk zelf of je een via Peppol in Dfisc Daily terechtgekomen factuur doorstuurt naar de boekhouding of niet.
Kleine kanttekening
Ook al is de UBL-snelweg een feit, toch zijn er veel facturen die je nu nog alleen manueel kan uploaden. Denk bijvoorbeeld aan parkeertickets, btw-bonnetjes van horecazaken, facturen van niet-aangesloten EU-leveranciers, facturen van niet-EU-leveranciers, enzovoort.
Nog vragen?
Dfisc is er om je te ontzorgen en al je vragen te beantwoorden over hoe jij je e-facturen kan ontvangen. Maak dus gerust een online afspraak met je dossierbeheerder, bel 050 39 25 23 of mail naar office@dfisc.be.